Como realizar uma boa gestão de estoque e manter o controle financeiro do seu negócio?

Sem um gerenciamento efetivo de todos os produtos que entram, como e quando são utilizados, onde estão estocados e saem da sua empresa, as chances de problemas são grandes.

O estoque reflete diretamente no controle financeiro, que também precisa ser completamente documentado, para possibilitar uma análise das entradas e saídas de recursos do empreendimento.

São duas áreas distintas, mas estão intimamente ligadas. Vamos conhecer mais detalhes de cada uma delas:

Gestão de Estoque

A gestão de estoque trata dos controles que precisam ser realizadas nas diversas etapas dessa aplicação, quando se faz necessário:

●        acompanhar a entrada dos produtos adquiridos, verificando se correspondem com o pedido de compras,

●        estocar os produtos de maneira adequada para que não sofram deterioração ou sejam perdidos,

●        usar primeiro os insumos que estejam próximos à data de vencimento,

●        fazer periodicamente a contagem dos estoques para conferência,

●        manter registrado as entradas e saídas,

●        adotar um sistema ou planilhas que possibilitem um controle adequado.

Todos os cuidados com o estoque devem ser providenciados, porque uma má gestão dessa área pode levar o negócio ao prejuízo.

Controle financeiro

É muito importante que o controle financeiro seja realizado diariamente, ou seja, providenciar um sistema ou planilhas onde sejam registradas todas as entradas e saídas de recursos.

Um dos pontos fundamentais é não misturar o dinheiro dos empreendedores com o da empresa, já que essa atitude pode “esconder” possíveis problemas de gestão de recursos e impossibilitar a medição dos resultados da operação.

Assim como o controle de estoque, é necessário criar controles que registrem todas as movimentações, para se poder analisar onde estão sendo investidos os recursos do negócio.

Bons controles nas duas áreas permitirão que você consiga identificar os problemas que podem estar ocorrendo e corrigi-los para melhorar os resultados da operação.

Como fazer uma gestão de estoque eficiente?
 

Para uma gestão de estoque eficiente, algumas ações são importantes. O primeiro passo é verificar o histórico da safra ou período passado para saber detalhadamente o que foi comprado e o destino dado a todos os itens adquiridos.

O primeiro passo é verificar o histórico da safra ou período passado para saber detalhadamente o que foi comprado e o destino dado a todos os itens adquiridos.

Baseado nesse histórico, faça um planejamento sobre os investimentos do novo período, organizando em algum documento:

●        material a ser comprado,

●        quantidade,

●        valor,

●        estoque existente na empresa.

Além desses simples itens que citamos, existem algumas regras padrões que devem ser seguidas em qualquer estoque:

Tenha um registro das entradas e saídas

Não ter o controle do que está saindo e entrando no estoque, é um dos erros mais graves que pode desestabilizar um negócio inteiro. Essa falta de registro faz com que você perca controle total da suas gestão de estoque.

Assim fica inviável fazer a reposição dos produtos, isso pode gerar um excesso de estoque e no pior dos casos, a falta dele.

Por isso, registre todas as entradas e saídas de mercadorias e acompanhe em tempo integral as suas movimentações. Além disso, esse registro também deve ser feito em caso de trocas ou devoluções.

Tenha um inventário de materiais

Saber a quantidade exata de itens que tem no seu estoque é essencial. Isso é feito através do inventário de materiais.

Esse inventário consiste na contagem de todos os itens que estão em estoque, fazendo um comparativo com a quantidade disponível registrada no controle de inventário que é usado.

Esse é um método muito usado e acurado na gestão de estoque para manter a base de dados atualizada e deve ser realizado periodicamente.

Não tenha itens no seu estoque em excesso ou em falta

Começar com os dois itens que citamos acima, já é uma boa maneira de evitar o excesso ou a falta de itens no seu estoque. Porém, isso ainda pode acontecer, pela falta de acompanhamento e das quantidades dos itens.

Esse tipo de falha pode comprometer suas vendas quanto os produtos estão em falta e tem uma demanda, isso reflete nos resultados financeiros.

Avalie se produtos não estão sendo utilizados indevidamente ou se desperdícios podem estar acontecendo, corrigindo esses problemas imediatamente.

Tenha um padrão para cadastro de itens

Um padrão é perfeito para garantir coerência nas informações e reduzir erros e informações duplicadas.

Caso contrário, ao fazer uma consulta, você pode não encontrar determinado produto ou item. Mas, talvez esteja apenas cadastrado de uma forma diferente.

Para solucionar esse problema, é simples. Crie uma forma padrão para registrar seus produtos, seja através de códigos, descrições, formatação dos nomes, o que funcionar melhor para você.

Tenha a organização da gestão de estoque

Esse pode parecer um item óbvio quando falamos sobre gestão de estoque, já que a organização é a parte mais importante.

Mas para mostrar que cada detalhe conta e pode impactar nessa gestão de estoque, vamos trazer algumas dicas importantes para inserir no seu dia:

●        Mantenha os produtos separados por categorias (frutas, hortaliças, verduras…).

●        Deixe seu estoque limpo e arrumado;

●        Fique atento a validade dos produtos armazenados;

●        Deixei um espaço liberado para que você e outras pessoas possam transitar no estoque;

●        Mantenha os espaços arejados;

●        Periodicamente faça dedetização contra pragas e roedores.

Registre todas as entradas e saídas de mercadorias e acompanhe em tempo integral as suas movimentações.

Avalie se produtos não estão sendo utilizados indevidamente ou se desperdícios podem estar acontecendo, corrigindo esses problemas imediatamente.

As pequenas ações trazem grandes resultados. Portanto, cuide e peça a todos os envolvidos que estejam atentos ao bom uso dos produtos estocados.

Como se observa, são muitas as variáveis envolvidas nesses dois processos. No entanto, saber trabalhá-las é garantir um bom resultado à operação, ter a certeza de qual é a situação do empreendimento e fazer correções a tempo de evitar problemas.

Controlar dá trabalho, mas é fundamental para o sucesso da sua organização.

Agora que você já sabe mais sobre a importância do controle financeiro e da gestão de estoque, leia nosso post que apresenta a irrigação do solo: tipos, benefícios e importância para os produtos agrícolas!